A lo largo de estos dos años que hemos cumplido recientemente de estar netamente enfocados en Microsoft Project Server y especialmente en Microsoft SharePoint nos hemos topado con diferentes tipos de solicitudes por parte de nuestros clientes, unas más sencillas y otras, bastante creativas. En conjunto con nuestros clientes hemos sido testigos de la versatilidad de la herramienta, y de la infinita cantidad de posibles aplicaciones y usos que brinda al mundo empresarial / corporativo. Sin embargo, en las ultimas interacciones que hemos tenido con clientes, nos hemos topado con que muchas personas desconocen la gama de opciones y aplicaciones que la plataforma brinda de primera mano. Derivado de esto, en el presente articulo aprovecharemos el tiempo y espacio que amablemente nos brindan para revisar, a grandes rasgos, las seis áreas en las cuales Sharepoint podría estar apoyando a la gestión de la empresa "desde su primer momento de instalación" (entre comillas, pues como versa el viejo y conocido refrán... "del dicho al hecho, hay mucho trecho", y en este caso, algunas variables que tomar en cuenta).
Las seis áreas en las que Sharepoint apoya a las organizaciones a priori son:
- Sites (o sitios).
- Content (o contenido)
- Search (o búsqueda)
- Communities (o comunidades)
- Insights (o "introspección")
- Composites (o compuestos)
Generalmente el tema de Search es el que mas fácilmente salta a la vista, en cuanto conocimiento que se pueda tener sobre la funcionalidad y que opciones ofrece. Sin embargo, el servicio de búsqueda dentro de Sharepoint 2010, va mas allá de la simple búsqueda y despliegue de resultados de contenido o información.
Con el afán de realizar una descripción general de cada una de las seis áreas anteriormente mencionadas, abordaremos en el orden y para este primer articulo sobre el tema, los dos primeros puntos: SITES y CONTENT.
En lo que respecta al tema de "Sites" o gestión de sitios, vale la pena mencionar que el Multifuncional Sharepoint puede apoyar a su organización, brindando la oportunidad de poder implementar diferentes “caras” de un mismo portal corporativo sobre la misma plataforma (SharePoint Server). De esta cuenta, podemos tener una “cara” de Sharepoint con noticias internas de la empresa, repositorios de documentación, flujos de trabajo, monitoreo de indicadores, etc, la cual pueda ser accesible para usuario en la intranet o LAN, ya sea autenticandose vía Windows, o por formularios. Esta “cara” de la implementación, podría integrarse luego con una “cara” diferente (en la misma o en diferente "caja", tal y como lo recomienda Microsoft) la cual puede estar brindando a los usuarios acceso a información seleccionada, esta vez en una extranet. De esta cuenta, nuestros usuarios podrían tener acceso seguro desde "cualquier cafe internet" a informacion relevante, sin requerir de una VPN. Estas dos “caras” podrían interactuar en el sentido de permitir, tal y como lo mencionamos anteriormente, que al momento que un documento "x" se modifique en la intranet, los cambios se repliquen en la “cara” que se publica en la extranet... y viceversa, por supuesto. Estas dos “caras”, luego, podrían estar relacionadas e interactuar con una tercera “cara”, esta vez, una “cara” del portal publicada al internet, mediante el licenciamiento del producto denominado Microsoft Sharepoint for Internet Sites, el cual brinda acceso a la plataforma publicada en el internet a cualquier usuario, o bien a usuarios que requieran un proceso de registro previo a brindarles acceso. Lo más interesante es que podemos estar actualizando el contenido desplegado en esta última “cara” mencionada (internet), desde la “cara” de intrantet. Asi mismo, un cliente o usuario registrado que ingrese al portal publicado en internet, podría arrancar una solicitud o flujo de trabajo que implique acciones, e incluso que afecte indicadores que funcionan o se monitorean en la intranet. La empresa entonces, podría publicar en el internet una tienda virtual, y monitorear todo el proceso de gestión de pedidos desde la intra o extranet. Imagine usted el dinamismo y agilidad que una de estas implementaciones podría brindar a nivel de toma de decisiones, al robustecerla con cubos, dashboards, o scoreboards! Sus mismos clientes, en tiempo real, podrían estar brindandole la información que requiere para gestionar su estrategia e incrementar sus resultados.
El segundo punto que quisiéramos revisar en este articulo es el tema de "CONTENT". La gestión y administración de contenido dentro de Sharepoint Server 2010 es sumamente robusta, permitiendo obtener una excelente opción para la administración formal del mismo. Dentro de esta nueva versión de Sharepoint, un documento puede ser indexado en base a su nombre, contenido, tags, audiencias, grupos, lo mas interesante es la poderosa y funcional opción que se presenta para poder generar una taxonomía del contenido, así como una folksonomia, mediante las cuales, el contenido, su arreglo, organización y búsqueda hacen más cercana la localización de la información a las necesidades e intereses del usuario, brindando facilidad y prioridad en las búsquedas de contenido. Dentro de Sharepoint 2010, y con el conocimiento necesario, se puede generar una estructura central de información, la cual actúe como repositorio general de almacenamiento de contenido para toda la implementación. De esta cuenta, dentro de un sitio o subsitio de la soloucion, se pueden crear carpetas de documentos que, a los ojos de los usuarios finales, almacenen los archivos correspondientes a un área funcional. Sin embargo, un documento en especifico se almacenará realmente en el área o sección del repositorio central correspondiente a las tags que se le hayan asociado a dicho documento. Esto permite, a nivel de administración, tener la certeza de la ubicación de la información referente a un tema en especifico, lo cual puede ser de mucha utilidad para procesos de documentación frente a una norma como ISO o Cobit.
Estas características mencionadas anteriormente son solamente generalidades de las dos primeras áreas en las cuales "el Polifacético Sharepoint", podría estar apoyando a su organización en primera instancia. Cabe mencionar que realmente, la imaginicacion es el límite para definir o envisionar, e implementar soluciones que apoyen a una organización completa, o bien, a diferentes áreas funcionales que gestionen sus procesos mediante la plataforma, a modo de repositorio central, y que luego la información que se genere se pueda complementar o integrar con la que se genera en otras áreas.
Por ultimo, y para cerrar esta primera entrega sobre el tema, quisiera recordarle el famoso principio de los negocios de nuestro tiempo: Información a tiempo = decisiones a tiempo. Decisiones a tiempo = acciones rapidas y seguras. Acciones rapidas y seguras = negocios creciendo!
Pablo Leonardo
Febrero 2011
