“El Polifacético SharePoint – Articulo 2”
En muchas ocasiones, nuestros colegas del área de ventas nos han comentado que han tenido la oportunidad de reunirse con personal de diferentes áreas de empresas de distintos giros de negocio, y que algunas de estas reuniones arrancan con la pregunta: Bueno… y qué es SharePoint? Por supuesto, no conocer sobre el producto, sus características y posibilidades no es ningún pecado, por lo que durante dichas reuniones se destinan algunos minutos para abordar y clarificar el tema.
De acuerdo con la versión más resumida por parte de Microsoft, SharePoint es “La plataforma de colaboración para la empresa e internet”. Luego de esta escueta, pero reveladora frase, el otro acercamiento que se tiene a SharePoint es el esquema de las 6 áreas de acción en las cuales la plataforma puede apoyar a una empresa u organización:
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En el artículo anterior, titulado “El Polifacético SharePoint”, tuvimos la oportunidad de profundizar en alguna medida en las dos primeras funcionalidades u opciones que SharePoint Server 2010 presenta “Out of the box”. En el presente ejemplar quisiera enfocarme (fuera del orden de la gráfica, y no porque los otros puntos no sean de importancia), en “Insights”, tomando en cuenta el auge que ha tenido en los últimos tiempos el tema de monitoreo de indicadores claves de gestión o “KPI´s”, así como todo lo referente a Business Intelligence.
SharePoint Server 2010 se encuentra disponible en dos diferentes versiones: Enterprise y Standard. La diferencia final entre ambas versiones radica básicamente en la disponibilidad de los servicios que pone a disposición de los usuarios. En la versión Enterprise, se cuenta (entre otros) con un servicio que ahora viene integrado dentro de la misma plataforma, y que se denomina Performance Point Services. Mediante este servicio, un usuario con los permisos necesario tendrá la capacidad de conectarse a una base de datos, y generar dashboards, scoreboards y visualizadores de indicadores de gestión de una manera sumamente dinámica y ágil. Este usuario tiene entonces la posibilidad de publicar estos productos (dashboards, scoreboards, etc), para que, por ejemplo, un gerente de ventas pueda visualizar en tiempo real, cómo avanzan los indicadores de gestión que le interesan y competen de acuerdo a su rol en la organización.
Varios de nuestros clientes, quienes ya cuentan con la versión 2010 de la plataforma, o están en proceso de migración, nos han confirmado el gran valor que esta funcionalidad ofrece a la plataforma, y sobre todo la agilidad de seguimiento que brinda a proyectos, funciones, y actividades puntuales, sobre los cuales son medidos y monitoreados, o sobre los cuales ellos mismos están monitoreando a sus subalternos.
Es realmente interesante que, a través de esta opción que nos ofrece la plataforma, realmente se convierte en el ente centralizador de la actividad e información de la organización, brindando a los usuarios de las diferentes áreas las opciones de personalizar (sin teclear código), incluso sus visualizaciones de indicadores de gestión, así sean de ventas, producción, mercadeo, finanzas o administración.
Como referencia, quisiera sugerirles los siguientes links de video, mediante los cuales seguramente podrán darse una idea más cercana de la facilidad que ofrece la herramienta para este tema:
http://www.youtube.com/watch?v=dgMHBOttJvA
http://www.youtube.com/watch?v=Frnm7tQku7Q
http://www.youtube.com/watch?v=CAqsErmRCRw
http://www.youtube.com/watch?v=MFMbnMMW4HI (español)
Exitos!
sábado, 21 de mayo de 2011
jueves, 10 de febrero de 2011
El Polifacético SharePoint
A lo largo de estos dos años que hemos cumplido recientemente de estar netamente enfocados en Microsoft Project Server y especialmente en Microsoft SharePoint nos hemos topado con diferentes tipos de solicitudes por parte de nuestros clientes, unas más sencillas y otras, bastante creativas. En conjunto con nuestros clientes hemos sido testigos de la versatilidad de la herramienta, y de la infinita cantidad de posibles aplicaciones y usos que brinda al mundo empresarial / corporativo. Sin embargo, en las ultimas interacciones que hemos tenido con clientes, nos hemos topado con que muchas personas desconocen la gama de opciones y aplicaciones que la plataforma brinda de primera mano. Derivado de esto, en el presente articulo aprovecharemos el tiempo y espacio que amablemente nos brindan para revisar, a grandes rasgos, las seis áreas en las cuales Sharepoint podría estar apoyando a la gestión de la empresa "desde su primer momento de instalación" (entre comillas, pues como versa el viejo y conocido refrán... "del dicho al hecho, hay mucho trecho", y en este caso, algunas variables que tomar en cuenta).
Las seis áreas en las que Sharepoint apoya a las organizaciones a priori son:
- Sites (o sitios).
- Content (o contenido)
- Search (o búsqueda)
- Communities (o comunidades)
- Insights (o "introspección")
- Composites (o compuestos)
Generalmente el tema de Search es el que mas fácilmente salta a la vista, en cuanto conocimiento que se pueda tener sobre la funcionalidad y que opciones ofrece. Sin embargo, el servicio de búsqueda dentro de Sharepoint 2010, va mas allá de la simple búsqueda y despliegue de resultados de contenido o información.
Con el afán de realizar una descripción general de cada una de las seis áreas anteriormente mencionadas, abordaremos en el orden y para este primer articulo sobre el tema, los dos primeros puntos: SITES y CONTENT.
En lo que respecta al tema de "Sites" o gestión de sitios, vale la pena mencionar que el Multifuncional Sharepoint puede apoyar a su organización, brindando la oportunidad de poder implementar diferentes “caras” de un mismo portal corporativo sobre la misma plataforma (SharePoint Server). De esta cuenta, podemos tener una “cara” de Sharepoint con noticias internas de la empresa, repositorios de documentación, flujos de trabajo, monitoreo de indicadores, etc, la cual pueda ser accesible para usuario en la intranet o LAN, ya sea autenticandose vía Windows, o por formularios. Esta “cara” de la implementación, podría integrarse luego con una “cara” diferente (en la misma o en diferente "caja", tal y como lo recomienda Microsoft) la cual puede estar brindando a los usuarios acceso a información seleccionada, esta vez en una extranet. De esta cuenta, nuestros usuarios podrían tener acceso seguro desde "cualquier cafe internet" a informacion relevante, sin requerir de una VPN. Estas dos “caras” podrían interactuar en el sentido de permitir, tal y como lo mencionamos anteriormente, que al momento que un documento "x" se modifique en la intranet, los cambios se repliquen en la “cara” que se publica en la extranet... y viceversa, por supuesto. Estas dos “caras”, luego, podrían estar relacionadas e interactuar con una tercera “cara”, esta vez, una “cara” del portal publicada al internet, mediante el licenciamiento del producto denominado Microsoft Sharepoint for Internet Sites, el cual brinda acceso a la plataforma publicada en el internet a cualquier usuario, o bien a usuarios que requieran un proceso de registro previo a brindarles acceso. Lo más interesante es que podemos estar actualizando el contenido desplegado en esta última “cara” mencionada (internet), desde la “cara” de intrantet. Asi mismo, un cliente o usuario registrado que ingrese al portal publicado en internet, podría arrancar una solicitud o flujo de trabajo que implique acciones, e incluso que afecte indicadores que funcionan o se monitorean en la intranet. La empresa entonces, podría publicar en el internet una tienda virtual, y monitorear todo el proceso de gestión de pedidos desde la intra o extranet. Imagine usted el dinamismo y agilidad que una de estas implementaciones podría brindar a nivel de toma de decisiones, al robustecerla con cubos, dashboards, o scoreboards! Sus mismos clientes, en tiempo real, podrían estar brindandole la información que requiere para gestionar su estrategia e incrementar sus resultados.
El segundo punto que quisiéramos revisar en este articulo es el tema de "CONTENT". La gestión y administración de contenido dentro de Sharepoint Server 2010 es sumamente robusta, permitiendo obtener una excelente opción para la administración formal del mismo. Dentro de esta nueva versión de Sharepoint, un documento puede ser indexado en base a su nombre, contenido, tags, audiencias, grupos, lo mas interesante es la poderosa y funcional opción que se presenta para poder generar una taxonomía del contenido, así como una folksonomia, mediante las cuales, el contenido, su arreglo, organización y búsqueda hacen más cercana la localización de la información a las necesidades e intereses del usuario, brindando facilidad y prioridad en las búsquedas de contenido. Dentro de Sharepoint 2010, y con el conocimiento necesario, se puede generar una estructura central de información, la cual actúe como repositorio general de almacenamiento de contenido para toda la implementación. De esta cuenta, dentro de un sitio o subsitio de la soloucion, se pueden crear carpetas de documentos que, a los ojos de los usuarios finales, almacenen los archivos correspondientes a un área funcional. Sin embargo, un documento en especifico se almacenará realmente en el área o sección del repositorio central correspondiente a las tags que se le hayan asociado a dicho documento. Esto permite, a nivel de administración, tener la certeza de la ubicación de la información referente a un tema en especifico, lo cual puede ser de mucha utilidad para procesos de documentación frente a una norma como ISO o Cobit.
Estas características mencionadas anteriormente son solamente generalidades de las dos primeras áreas en las cuales "el Polifacético Sharepoint", podría estar apoyando a su organización en primera instancia. Cabe mencionar que realmente, la imaginicacion es el límite para definir o envisionar, e implementar soluciones que apoyen a una organización completa, o bien, a diferentes áreas funcionales que gestionen sus procesos mediante la plataforma, a modo de repositorio central, y que luego la información que se genere se pueda complementar o integrar con la que se genera en otras áreas.
Por ultimo, y para cerrar esta primera entrega sobre el tema, quisiera recordarle el famoso principio de los negocios de nuestro tiempo: Información a tiempo = decisiones a tiempo. Decisiones a tiempo = acciones rapidas y seguras. Acciones rapidas y seguras = negocios creciendo!
Pablo Leonardo
Febrero 2011
Las seis áreas en las que Sharepoint apoya a las organizaciones a priori son:
- Sites (o sitios).
- Content (o contenido)
- Search (o búsqueda)
- Communities (o comunidades)
- Insights (o "introspección")
- Composites (o compuestos)
Generalmente el tema de Search es el que mas fácilmente salta a la vista, en cuanto conocimiento que se pueda tener sobre la funcionalidad y que opciones ofrece. Sin embargo, el servicio de búsqueda dentro de Sharepoint 2010, va mas allá de la simple búsqueda y despliegue de resultados de contenido o información.
Con el afán de realizar una descripción general de cada una de las seis áreas anteriormente mencionadas, abordaremos en el orden y para este primer articulo sobre el tema, los dos primeros puntos: SITES y CONTENT.
En lo que respecta al tema de "Sites" o gestión de sitios, vale la pena mencionar que el Multifuncional Sharepoint puede apoyar a su organización, brindando la oportunidad de poder implementar diferentes “caras” de un mismo portal corporativo sobre la misma plataforma (SharePoint Server). De esta cuenta, podemos tener una “cara” de Sharepoint con noticias internas de la empresa, repositorios de documentación, flujos de trabajo, monitoreo de indicadores, etc, la cual pueda ser accesible para usuario en la intranet o LAN, ya sea autenticandose vía Windows, o por formularios. Esta “cara” de la implementación, podría integrarse luego con una “cara” diferente (en la misma o en diferente "caja", tal y como lo recomienda Microsoft) la cual puede estar brindando a los usuarios acceso a información seleccionada, esta vez en una extranet. De esta cuenta, nuestros usuarios podrían tener acceso seguro desde "cualquier cafe internet" a informacion relevante, sin requerir de una VPN. Estas dos “caras” podrían interactuar en el sentido de permitir, tal y como lo mencionamos anteriormente, que al momento que un documento "x" se modifique en la intranet, los cambios se repliquen en la “cara” que se publica en la extranet... y viceversa, por supuesto. Estas dos “caras”, luego, podrían estar relacionadas e interactuar con una tercera “cara”, esta vez, una “cara” del portal publicada al internet, mediante el licenciamiento del producto denominado Microsoft Sharepoint for Internet Sites, el cual brinda acceso a la plataforma publicada en el internet a cualquier usuario, o bien a usuarios que requieran un proceso de registro previo a brindarles acceso. Lo más interesante es que podemos estar actualizando el contenido desplegado en esta última “cara” mencionada (internet), desde la “cara” de intrantet. Asi mismo, un cliente o usuario registrado que ingrese al portal publicado en internet, podría arrancar una solicitud o flujo de trabajo que implique acciones, e incluso que afecte indicadores que funcionan o se monitorean en la intranet. La empresa entonces, podría publicar en el internet una tienda virtual, y monitorear todo el proceso de gestión de pedidos desde la intra o extranet. Imagine usted el dinamismo y agilidad que una de estas implementaciones podría brindar a nivel de toma de decisiones, al robustecerla con cubos, dashboards, o scoreboards! Sus mismos clientes, en tiempo real, podrían estar brindandole la información que requiere para gestionar su estrategia e incrementar sus resultados.
El segundo punto que quisiéramos revisar en este articulo es el tema de "CONTENT". La gestión y administración de contenido dentro de Sharepoint Server 2010 es sumamente robusta, permitiendo obtener una excelente opción para la administración formal del mismo. Dentro de esta nueva versión de Sharepoint, un documento puede ser indexado en base a su nombre, contenido, tags, audiencias, grupos, lo mas interesante es la poderosa y funcional opción que se presenta para poder generar una taxonomía del contenido, así como una folksonomia, mediante las cuales, el contenido, su arreglo, organización y búsqueda hacen más cercana la localización de la información a las necesidades e intereses del usuario, brindando facilidad y prioridad en las búsquedas de contenido. Dentro de Sharepoint 2010, y con el conocimiento necesario, se puede generar una estructura central de información, la cual actúe como repositorio general de almacenamiento de contenido para toda la implementación. De esta cuenta, dentro de un sitio o subsitio de la soloucion, se pueden crear carpetas de documentos que, a los ojos de los usuarios finales, almacenen los archivos correspondientes a un área funcional. Sin embargo, un documento en especifico se almacenará realmente en el área o sección del repositorio central correspondiente a las tags que se le hayan asociado a dicho documento. Esto permite, a nivel de administración, tener la certeza de la ubicación de la información referente a un tema en especifico, lo cual puede ser de mucha utilidad para procesos de documentación frente a una norma como ISO o Cobit.
Estas características mencionadas anteriormente son solamente generalidades de las dos primeras áreas en las cuales "el Polifacético Sharepoint", podría estar apoyando a su organización en primera instancia. Cabe mencionar que realmente, la imaginicacion es el límite para definir o envisionar, e implementar soluciones que apoyen a una organización completa, o bien, a diferentes áreas funcionales que gestionen sus procesos mediante la plataforma, a modo de repositorio central, y que luego la información que se genere se pueda complementar o integrar con la que se genera en otras áreas.
Por ultimo, y para cerrar esta primera entrega sobre el tema, quisiera recordarle el famoso principio de los negocios de nuestro tiempo: Información a tiempo = decisiones a tiempo. Decisiones a tiempo = acciones rapidas y seguras. Acciones rapidas y seguras = negocios creciendo!
Pablo Leonardo
Febrero 2011
jueves, 13 de enero de 2011
LA BRECHA GENERACIONAL Y LA FALTA DE CONOCIMIENTO.
Hace algunos días tuve la oportunidad de reunirme con un grupo de amigos / clientes a compartir un almuerzo bastante agradable. Durante la actividad salió a colación el tema de por qué en algunas empresas cuesta tanto ir “en contra” de la cultura e implementar un sistema o plataforma de colaboración tecnológica (como SharePoint Server 2010), por lo que, a ojos de varios de los participantes, la gestión de la organización es más lenta que otras, que cuentan con otro enfoque, y ya han implementado este tipo de herramientas exitosamente.
Luego de darle vueltas al tema por algunos minutos dentro del grupo, caímos en la conclusión de que la “Brecha Generacional” tiene mucho que ver en el tema. El otro tema que afecta bastante es la falta de información, de esto recibí información ese mismo día, pero en otro foro.
Sobre el primer punto que les comento en esta nota, la “Brecha Generacional”, se planteaba una idea en aquella amena mesa de almuerzo: Existe una gran diversidad de empresas en el medio, las cuales podríamos dividir en las empresas “20 añeras”, “30 añeras” y de “más de 40”. Antes de describir las características de los tres tipos de empresa, cabe mencionar que contábamos con dignos representantes de los tres grupos en aquella mesa.
Para arrancar con la elaboración de la idea, podemos mencionar que las empresas “20 añeras”, son aquellas empresas en las cuales el promedio de edad de los empleados va alrededor de los 26, 27 o 28 años. De estas hay muchas en nuestro medio, tengo el gusto de conocer al Gerente General de una empresa con presencia en Guatemala, con más de 3,000 empleados, que tiene 36 años (el Gerente) y el resto de colaboradores son un montón de “patojos chispudos”, en “buen chapín”. Estas empresas, cuentan con empleados que nacieron con la revolución tecnológica ya avanzada, por lo que están sumamente adecuados a la comunicación por medio de la tecnología. Interactuar con instancias de aplicaciones de redes sociales como Facebook, Twitter, My Space, etc. Si estos colegas necesitaban hacer una tarea para la Universidad, no había problema por la investigación… ahí está internet!… lo más “normal del mundo”! De esta cuenta, gestionarse profesionalmente por medio de soluciones como SharePoint Server 2010, que cuenta con una robusta batería de herramientas de colaboración social – profesional, les resulta de lo más natural. De hecho, al momento de buscar información referente a indicadores, propuestas de ventas, planes de mercadeo, políticas, etc, utilizar el poderoso Fast Search para SharePoint Server 2010, y navegar entre sus resultados priorizados por el tipo de actividad social – empresarial y especialidad profesional que tiene el interesado y sus allegados, es de lo más común… de hecho, la pregunta que se podrían estar haciendo es: ¿Acaso hay otra forma de conseguir la información que requiero?
Las empresas “30 añeras”, son empresas en las cuales el promedio de edad de sus colaboradores va entre los 30 y los 36 años aproximadamente. Estas empresas cuentan entre sus filas con personal que presenció en “primera fila” la revolución tecnológica, el aparecimiento de internet, fueron de los últimos en recibir clases de mecanografía en una máquina de escribir en el colegio… es decir, con papel y tinta… Pudieron sacar provecho de la investigación vía internet, aunque se lamentaron de que esta opción no estuviera disponible cuando tenían que hacer esas kilométricas investigaciones de horas y horas en las bibliotecas durante la secundaria. Ahora sus sobrinos o hijos se toman únicamente unos minutos para recabar el mismo o mayor volumen y calidad de información… pero bueno, ese es tema aparte. A estos colegas, el concepto de Twitter y su popularidad, no les hace mucho “Click”, a menos de que se desarrollen en el área de tecnología profesionalmente, eso de estar “posteando” en dónde está, qué escucha o lo que piensa en la red, en un espacio de 140 caracteres, aún no ha “aterrizado” del todo. A pesar de algunos paradigmas que tuvieron que romper para ingresar en el mundo tecnológicamente interconectado, la batalla no está perdida. Mucha de esta gente está aprovechando al máximo y de una forma bastante inteligente las opciones que las diferentes soluciones tecnológicas ofrecen. Temas como el manejo de versiones, documentación centralizada y elaborada en un ambiente colaborativo, reuniones remotas, monitoreo de indicadores en tiempo real, interacción con cubos dinámicos, entre otros (todos posibles de realizar / implementar por medio de SharePoint Server 2010… unos de forma nativa y otros mediante un poco de customización), son elementos que realmente agregan valor a sus vidas.
El tercer grupo, el de las empresas de “más de 40”, son empresas cuyo promedio de edad de sus colaboradores está por encima de los 38 años. Estas empresas cuentan en sus filas con personal que, de forma muy eficiente, han llevado a cabo sus labores durante algunos años de la “forma tradicional”, es decir, realizan sus notas durante las reuniones en papel (aunque tengan que volver a tomarlas al momento de salvarlas en un archivo de Word, por ejemplo), tienen una calculadora “a la mano” para facilitarles las cuentas, y para solicitar sus días de vacaciones, se deben dirigir al departamento de Recursos Humanos, solicitar el formulario, llenarlo, solicitar firma de su jefe, solicitar firma del Gerente de RH, y finalmente ponerlo a disposición de la asistente de RH para la emisión de la correspondiente autorización del período de tiempo solicitado para el merecido descanso. Estos colegas evidenciaron la revolución tecnológica desde una “segunda fila”, ya que por sus labores y el nivel de responsabilidad con el que contaban para esa época, el trabajo debía continuar, en algunas ocasiones, sin tiempo para implementar cambios en el sistema de gestión empresarial, o bien para explorar nuevas formas de hacer las cosas. Es muy importante mencionar, que no estamos diciendo que estas empresas no sean abiertas al cambio, o que sean detractores de la tecnología y de nuevas rutas sistémicas para conseguir resultados. El asunto es que mientras más tiempo permanecemos realizando alguna actividad de una forma “x”, más nos cuesta cambiar a realizar la misma actividad (o a buscar resultados) de una forma “y”. En sicología básica nos enseñan que el Ser Humano tiende por naturaleza a gestionarse dentro de lo que se conoce como “la zona de confort”, en la cual la gran mayoría de situaciones o variables que afectan la realidad del individuo están “controladas” y son “conocidas”, en esta línea de ideas, generalmente buscamos construir una rutina de actividades predictibles. El peligro está en que existe otro nivel o zona sicológica, denominada “la zona de pánico”, en la cual el individuo es expuesto a situaciones para las cuales no está preparado, no vio “venir en el horizonte”, nadie le avisó, en resumen… está a su suerte en cuanto al tipo de resultados que obtendrá al resolver dicha situación. La invitación a las personas que puedan identificar algún vestigio de actitud alineada con la “zona de confort”, es a buscar actividades / foros como organización y a nivel personal que permitan posicionarse en un nivel sicológico denominado “zona de aprendizaje”, en la cual por voluntad propia nos salimos de la zona de confort, y nos “arriesgamos” a realizar las cosas de forma diferente, a implementar sistemas distintos, a pedir referencias de formas diferentes de hacer las cosas en otras organizaciones o colegas, a implementar “proyectos piloto” y ver sus resultados… Muchas empresas lo están haciendo ya, pues la ventaja de mover un negocio a 1, 2 o 3 MBPS (Mega Bits Por Segundo), es bastante interesante en términos del ROI. Hay que recordar que la velocidad y los buenos resultados, son dos aspectos claves en el mundo de los negocios de hoy.
El otro tema que mencionaba al inicio de este artículo es “La falta de información”. El mismo día del almuerzo que les comento, recibí un artículo sumamente interesante, en el cual se menciona que más del 94% de empresas que instalan e implementan SharePoint en alguna de sus versiones, lo hacen con el objetivo de sustituir la intranet con la que cuentan actualmente, o buscar un repositorio centralizado de documentación, aprovechando el manejo de versiones de documentos y la estructura de niveles de acceso que de forma nativa ofrece SharePoint. Estas funciones / opciones son solamente un 5 a 10% de lo que SharePoint Server 2010 puede ofrecer. Sabía usted que con las mismas licencias de SharePoint Server 2010 que la empresa ya compró, se puede implementar:
• Un sitio de reuniones para su gestión y monitoreo de indicadores o niveles de cumplimiento de tareas asignadas a su equipo de colaboradores.
• Un portal de Recursos Humanos, con la gran mayoría, sino todas las acciones de personal automatizadas.
• Un portal de Business Intelligence, permitiendo que cada Gerente pueda revisar e incluso modificar las vistas de los indicadores claves de gestión (KPI´s) que por su rol, le interesan monitorear. (SharePoint 2010 cuenta ya con Performance Point Services, que facilita muchísimo esta parte).
• Un portal para E-Learning, en el cual cada colaborador pueda revisar los módulos de capacitación correspondientes a su nivel y rol, y llevar un control de calificaciones o resultados de avance para los capacitadores o Gerentes de RH / DO.
• Un portal para gestión del call center de la empresa.
• Un portal para la gestión del Help Desk del área de tecnología.
• Un portal para el monitoreo de rutas de transporte, integrado con su servicio de GPS.
• Brindar acceso hacia Project Server, e integrarlo con vistas de cubos dinámicos sobre información de proyectos.
• Implementar o actualizar secciones, funciones y webparts, que afecten solamente un sitio, mediante las “sand boxed sollutions”, lo cual redunde en que no afectamos el portal al momento de alguna falla en una nueva implementación o modificación.
• Establecer una solución mediante la cual el personal de la empresa actualice su especialización, niveles de certificación, historial de experiencia, etc, para encontrar a la persona más adecuada para colaborar con un proyecto o proceso en el menor tiempo posible.
• Generar instancias de colaboración entre miembros de equipo localizados a miles de kilómetros de distancia unos de otros.
• Chatear, realizar llamadas de voz, realizar llamadas de video, a cualquier compañero de la empresa que se encuentre conectado en ese momento, teniendo como enlace inicial un documento de office.
• Poder trabajar en la actualización de un documento 9 personas al mismo tiempo, en tiempo real, manteniendo todos los cambios registrados y una sola versión del mismo.
• “Bajar” a mi máquina documentos, archivos e información publicada en el portal corporativo, para trabajarlos durante un vuelo trasatlántico, sin conexión a internet, para que al momento en que me logre conectar, sincronice con el portal corporativo todos los cambios que he realizado, de forma automática. (SharePoint Work Space)
• Contar con un portal corporativo que pueda realizar todas las opciones anteriormente descritas y mucho más!!!
Como conclusión a las ideas descritas, podemos mencionar que no es necesario ser un” 20 añero” para aprovechar al máximo la tecnología, solamente es cuestión de actitud, de querer hacer más con menos, y más en menos. Así mismo, podríamos mencionar como segunda conclusión, que SharePoint Server 2010, es una excelente opción para empresas dinámicas, colaborativas, creativas y con ganas de generar resultados en tiempo record, reducir costos y promover la comunicación… va mucho más allá que un simple repositorio dinámico de documentos.
Como punto final, le invitamos a recordar lo que dijo Einstein: “Para resolver un problema, debemos estar en un nivel mental superior, es imposible resolverlo al mismo nivel mental en el que se generó”.
Luego de darle vueltas al tema por algunos minutos dentro del grupo, caímos en la conclusión de que la “Brecha Generacional” tiene mucho que ver en el tema. El otro tema que afecta bastante es la falta de información, de esto recibí información ese mismo día, pero en otro foro.
Sobre el primer punto que les comento en esta nota, la “Brecha Generacional”, se planteaba una idea en aquella amena mesa de almuerzo: Existe una gran diversidad de empresas en el medio, las cuales podríamos dividir en las empresas “20 añeras”, “30 añeras” y de “más de 40”. Antes de describir las características de los tres tipos de empresa, cabe mencionar que contábamos con dignos representantes de los tres grupos en aquella mesa.
Para arrancar con la elaboración de la idea, podemos mencionar que las empresas “20 añeras”, son aquellas empresas en las cuales el promedio de edad de los empleados va alrededor de los 26, 27 o 28 años. De estas hay muchas en nuestro medio, tengo el gusto de conocer al Gerente General de una empresa con presencia en Guatemala, con más de 3,000 empleados, que tiene 36 años (el Gerente) y el resto de colaboradores son un montón de “patojos chispudos”, en “buen chapín”. Estas empresas, cuentan con empleados que nacieron con la revolución tecnológica ya avanzada, por lo que están sumamente adecuados a la comunicación por medio de la tecnología. Interactuar con instancias de aplicaciones de redes sociales como Facebook, Twitter, My Space, etc. Si estos colegas necesitaban hacer una tarea para la Universidad, no había problema por la investigación… ahí está internet!… lo más “normal del mundo”! De esta cuenta, gestionarse profesionalmente por medio de soluciones como SharePoint Server 2010, que cuenta con una robusta batería de herramientas de colaboración social – profesional, les resulta de lo más natural. De hecho, al momento de buscar información referente a indicadores, propuestas de ventas, planes de mercadeo, políticas, etc, utilizar el poderoso Fast Search para SharePoint Server 2010, y navegar entre sus resultados priorizados por el tipo de actividad social – empresarial y especialidad profesional que tiene el interesado y sus allegados, es de lo más común… de hecho, la pregunta que se podrían estar haciendo es: ¿Acaso hay otra forma de conseguir la información que requiero?
Las empresas “30 añeras”, son empresas en las cuales el promedio de edad de sus colaboradores va entre los 30 y los 36 años aproximadamente. Estas empresas cuentan entre sus filas con personal que presenció en “primera fila” la revolución tecnológica, el aparecimiento de internet, fueron de los últimos en recibir clases de mecanografía en una máquina de escribir en el colegio… es decir, con papel y tinta… Pudieron sacar provecho de la investigación vía internet, aunque se lamentaron de que esta opción no estuviera disponible cuando tenían que hacer esas kilométricas investigaciones de horas y horas en las bibliotecas durante la secundaria. Ahora sus sobrinos o hijos se toman únicamente unos minutos para recabar el mismo o mayor volumen y calidad de información… pero bueno, ese es tema aparte. A estos colegas, el concepto de Twitter y su popularidad, no les hace mucho “Click”, a menos de que se desarrollen en el área de tecnología profesionalmente, eso de estar “posteando” en dónde está, qué escucha o lo que piensa en la red, en un espacio de 140 caracteres, aún no ha “aterrizado” del todo. A pesar de algunos paradigmas que tuvieron que romper para ingresar en el mundo tecnológicamente interconectado, la batalla no está perdida. Mucha de esta gente está aprovechando al máximo y de una forma bastante inteligente las opciones que las diferentes soluciones tecnológicas ofrecen. Temas como el manejo de versiones, documentación centralizada y elaborada en un ambiente colaborativo, reuniones remotas, monitoreo de indicadores en tiempo real, interacción con cubos dinámicos, entre otros (todos posibles de realizar / implementar por medio de SharePoint Server 2010… unos de forma nativa y otros mediante un poco de customización), son elementos que realmente agregan valor a sus vidas.
El tercer grupo, el de las empresas de “más de 40”, son empresas cuyo promedio de edad de sus colaboradores está por encima de los 38 años. Estas empresas cuentan en sus filas con personal que, de forma muy eficiente, han llevado a cabo sus labores durante algunos años de la “forma tradicional”, es decir, realizan sus notas durante las reuniones en papel (aunque tengan que volver a tomarlas al momento de salvarlas en un archivo de Word, por ejemplo), tienen una calculadora “a la mano” para facilitarles las cuentas, y para solicitar sus días de vacaciones, se deben dirigir al departamento de Recursos Humanos, solicitar el formulario, llenarlo, solicitar firma de su jefe, solicitar firma del Gerente de RH, y finalmente ponerlo a disposición de la asistente de RH para la emisión de la correspondiente autorización del período de tiempo solicitado para el merecido descanso. Estos colegas evidenciaron la revolución tecnológica desde una “segunda fila”, ya que por sus labores y el nivel de responsabilidad con el que contaban para esa época, el trabajo debía continuar, en algunas ocasiones, sin tiempo para implementar cambios en el sistema de gestión empresarial, o bien para explorar nuevas formas de hacer las cosas. Es muy importante mencionar, que no estamos diciendo que estas empresas no sean abiertas al cambio, o que sean detractores de la tecnología y de nuevas rutas sistémicas para conseguir resultados. El asunto es que mientras más tiempo permanecemos realizando alguna actividad de una forma “x”, más nos cuesta cambiar a realizar la misma actividad (o a buscar resultados) de una forma “y”. En sicología básica nos enseñan que el Ser Humano tiende por naturaleza a gestionarse dentro de lo que se conoce como “la zona de confort”, en la cual la gran mayoría de situaciones o variables que afectan la realidad del individuo están “controladas” y son “conocidas”, en esta línea de ideas, generalmente buscamos construir una rutina de actividades predictibles. El peligro está en que existe otro nivel o zona sicológica, denominada “la zona de pánico”, en la cual el individuo es expuesto a situaciones para las cuales no está preparado, no vio “venir en el horizonte”, nadie le avisó, en resumen… está a su suerte en cuanto al tipo de resultados que obtendrá al resolver dicha situación. La invitación a las personas que puedan identificar algún vestigio de actitud alineada con la “zona de confort”, es a buscar actividades / foros como organización y a nivel personal que permitan posicionarse en un nivel sicológico denominado “zona de aprendizaje”, en la cual por voluntad propia nos salimos de la zona de confort, y nos “arriesgamos” a realizar las cosas de forma diferente, a implementar sistemas distintos, a pedir referencias de formas diferentes de hacer las cosas en otras organizaciones o colegas, a implementar “proyectos piloto” y ver sus resultados… Muchas empresas lo están haciendo ya, pues la ventaja de mover un negocio a 1, 2 o 3 MBPS (Mega Bits Por Segundo), es bastante interesante en términos del ROI. Hay que recordar que la velocidad y los buenos resultados, son dos aspectos claves en el mundo de los negocios de hoy.
El otro tema que mencionaba al inicio de este artículo es “La falta de información”. El mismo día del almuerzo que les comento, recibí un artículo sumamente interesante, en el cual se menciona que más del 94% de empresas que instalan e implementan SharePoint en alguna de sus versiones, lo hacen con el objetivo de sustituir la intranet con la que cuentan actualmente, o buscar un repositorio centralizado de documentación, aprovechando el manejo de versiones de documentos y la estructura de niveles de acceso que de forma nativa ofrece SharePoint. Estas funciones / opciones son solamente un 5 a 10% de lo que SharePoint Server 2010 puede ofrecer. Sabía usted que con las mismas licencias de SharePoint Server 2010 que la empresa ya compró, se puede implementar:
• Un sitio de reuniones para su gestión y monitoreo de indicadores o niveles de cumplimiento de tareas asignadas a su equipo de colaboradores.
• Un portal de Recursos Humanos, con la gran mayoría, sino todas las acciones de personal automatizadas.
• Un portal de Business Intelligence, permitiendo que cada Gerente pueda revisar e incluso modificar las vistas de los indicadores claves de gestión (KPI´s) que por su rol, le interesan monitorear. (SharePoint 2010 cuenta ya con Performance Point Services, que facilita muchísimo esta parte).
• Un portal para E-Learning, en el cual cada colaborador pueda revisar los módulos de capacitación correspondientes a su nivel y rol, y llevar un control de calificaciones o resultados de avance para los capacitadores o Gerentes de RH / DO.
• Un portal para gestión del call center de la empresa.
• Un portal para la gestión del Help Desk del área de tecnología.
• Un portal para el monitoreo de rutas de transporte, integrado con su servicio de GPS.
• Brindar acceso hacia Project Server, e integrarlo con vistas de cubos dinámicos sobre información de proyectos.
• Implementar o actualizar secciones, funciones y webparts, que afecten solamente un sitio, mediante las “sand boxed sollutions”, lo cual redunde en que no afectamos el portal al momento de alguna falla en una nueva implementación o modificación.
• Establecer una solución mediante la cual el personal de la empresa actualice su especialización, niveles de certificación, historial de experiencia, etc, para encontrar a la persona más adecuada para colaborar con un proyecto o proceso en el menor tiempo posible.
• Generar instancias de colaboración entre miembros de equipo localizados a miles de kilómetros de distancia unos de otros.
• Chatear, realizar llamadas de voz, realizar llamadas de video, a cualquier compañero de la empresa que se encuentre conectado en ese momento, teniendo como enlace inicial un documento de office.
• Poder trabajar en la actualización de un documento 9 personas al mismo tiempo, en tiempo real, manteniendo todos los cambios registrados y una sola versión del mismo.
• “Bajar” a mi máquina documentos, archivos e información publicada en el portal corporativo, para trabajarlos durante un vuelo trasatlántico, sin conexión a internet, para que al momento en que me logre conectar, sincronice con el portal corporativo todos los cambios que he realizado, de forma automática. (SharePoint Work Space)
• Contar con un portal corporativo que pueda realizar todas las opciones anteriormente descritas y mucho más!!!
Como conclusión a las ideas descritas, podemos mencionar que no es necesario ser un” 20 añero” para aprovechar al máximo la tecnología, solamente es cuestión de actitud, de querer hacer más con menos, y más en menos. Así mismo, podríamos mencionar como segunda conclusión, que SharePoint Server 2010, es una excelente opción para empresas dinámicas, colaborativas, creativas y con ganas de generar resultados en tiempo record, reducir costos y promover la comunicación… va mucho más allá que un simple repositorio dinámico de documentos.
Como punto final, le invitamos a recordar lo que dijo Einstein: “Para resolver un problema, debemos estar en un nivel mental superior, es imposible resolverlo al mismo nivel mental en el que se generó”.
UNA ALTERNATIVA EXCELENTE PARA HACERLE FRENTE A LA SITUACIÓN DE INSEGURIDAD Y DE TRÁFICO EN EL PAÍS.
UNA ALTERNATIVA EXCELENTE PARA HACERLE FRENTE A LA SITUACIÓN DE INSEGURIDAD Y DE TRÁFICO EN EL PAÍS.
Juan sale a las 7:30 am de su casa, ubicada en las afueras de la ciudad. Para llegar a su trabajo, deberá recorrer aproximadamente 20 KM, trayecto que a esa hora, generalmente le toma entre 40 minutos a 1 hora. Esta mañana, como muchas otras, la fila de autos se hace interminable desde su casa hasta el entronque con la carretera, y luego de 20 minutos de estar prácticamente sin avance alguno, Juan se encuentra estresado y desesperado... qué hacer?
Pedro y su equipo de trabajo, han estado un tanto nerviosos en los últimos días, ya que en los alrededores de la oficina en múltiples ocasiones han asaltado a compañeros de la empresa o a visitantes, lo cual ha creado un ambiente de psicosis comprensible entre los colegas, y cada salida a la calle se convierte en una “aventura”, dejando a la suerte salir “invicto” del trayecto y la amenaza latente y cada vez más cercana de la delincuencia.
Verónica no se siente bien el día de hoy, amaneció un tanto agripada (o al menos a eso se asemejan los síntomas que presenta), y no considera prudente presentarse en la oficina para “propagar” el virus a sus compañeros y subalternos. Lo que le preocupa es la importante reunión en la cual uno de sus colegas presentará los resultados trimestrales al Gerente General de la empresa, debería asistir aún que fuera con una bufanda alrededor de la cara, para no contagiar a nadie?
Estas tres situaciones ejemplifican escenarios a los cuales diariamente nosotros, o nuestros colegas de trabajo se enfrentan. Qué hacer? Cómo resolvemos de la forma más efectiva estas situaciones? A continuación una versión de cómo estos colegas las resolvieron, haciendo uso de la tecnología. Por cierto, las situaciones y soluciones encontradas son casos reales, solamente modificamos los nombres, por asuntos de confidencialidad.
Luego de esos 20 minutos de espera, Juan decide que para evitar más insalubre estrés, dará la vuelta y arrancará con su labor diaria desde su casa, para intentar suerte un par de horas más tarde, e intentar llegar a la oficina nuevamente. Qué cómo es esto posible? Ajá, lo adivinó! Gracias a la tecnología! Resulta que hace alrededor de dos meses, la empresa en la que labora Juan ha implementado SharePoint Services 3.0, y mediante esta plataforma gratuita ha configurado un portal de colaboración, el cual funciona dentro de la LAN de la organización, a la cual Juan accesa mediante una conexión VPN. Aparte de la seguridad que de por sí brinda la VPN, Juan deberá accesar a la plataforma mediante un usuario y password únicos, los cuales le brindan acceso a ciertas partes, secciones y funciones del portal (de acuerdo a su rol en la empresa y su puesto). Este acceso, le permite utilizar los documentos que requiere para presentar la propuesta que el cliente que atendió durante la tarde de ayer le solicitó, por lo que podrá avanzar con esto en lo que espera a que el tráfico avance, sin necesidad de estar sentado frente a su computadora. Lo más interesante es que al momento en que Juan accesa a sus documentos e inicia su trabajo, su jefe se entera que ya está en actividad mediante una notificación a su correo electrónico.
Pedro y su equipo recibieron mensajes de extorsión en los últimos días, por lo que han tomado la decisión de no llegar a la oficina por unos días, en los cuales dedicarán tiempo para buscar un nuevo lugar donde establecer su operación. ¡Después de todo, lo más importante es la integridad física de todos los miembros del equipo! ¿Problemas para seguir con los negocios? No, para nada! Desde hace ya más de un año, esta empresa cuenta con un servicio hosteado en “la nube”, el cual le brinda acceso a una implementación de SharePoint Server 2007. Mediante esta implementación, Pedro y su equipo actualizan niveles de ventas mediante una base de datos de clientes, la cual está relacionada con el repositorio de documentos tipo propuesta de venta, y estas dos instancias de la plataforma se encuentran ligadas a un flujo de actualización de indicadores que reflejan el nivel de venta de cada colaborador versus las metas que se han planteado para el período. Por medio de esta misma plataforma, se publican las noticias y el calendario de actividades de toda la organización, se cuenta con varios repositorios de documentación para las diferentes áreas de la empresa, lo que hace sumamente sencillo colaborar en la actualización y elaboración de documentos de cualquier formato de Office en tiempo real, manteniendo versionamiento y evitando desaparición de información por teclazos erróneos involuntarios. Nada de esta información está en las máquinas o discos duros de la empresa, por lo que la información no corre peligro al momento de un robo nocturno o desastre similar.
Ante la importante reunión que tiene programada con su equipo, Verónica no se preocupa, ya que asistirá a ella vía remota. Luego de una llamada, coordina con uno de sus compañeros que saquen una llamada desde el teléfono ambiental de la sala de reuniones hacia su teléfono, para que pueda seguirla mientras se realiza. Estas reuniones se coordinan y se llevan a cabo apoyándose en una implementación personalizada de SharePoint Services 3.0, mediante la cual, se invitan a los asistentes, se construye una agenda para cada reunión, se publican a los participantes los archivos que se revisarán, se monitorea el avance de tareas asignadas en otras reuniones, se asignan tareas nuevas y se solicita apoyo a personas fuera de la reunión (entre otras funciones adicionales). Derivado de esto, Verónica no se preocupa. Podrá escuchar y participar en la reunión activamente, tendrá visibilidad sobre los acuerdos, documentos, tareas, noticias etc. que se generen en la reunión, y posteriormente, podrá actualizar las tareas que le sean asignadas por esta misma vía, sabiendo en tiempo real en qué momento cada uno de sus colegas y/o subalternos actualizan el avance de las tareas que les fueron asignadas oportunamente. Aparte de esto, el equipo está agradecido con Verónica por evitar de esta forma una pequeña “epidemia” de gripe en la oficina!
Le parece de “cuento de hadas”? No, esto es solamente una pequeñísima porción de lo que se puede lograr hacer con plataformas de este tipo… y no, no se necesitan millones de dólares en inversión. Cada solución está adecuada al presupuesto de cada una de estas empresas, ninguna de las cuales pasa de 30 personas en su nómina. Esta poderosa y noble plataforma brinda un mar de posibilidades de soluciones adaptables a las necesidades de cada empresa, prácticamente la imaginación es el límite! Y en cuanto a la delincuencia y el tráfico… si se puede contra ellos, solamente se requiere de trabajo en equipo, enfoque y creatividad! Que viva la tecnología!
Juan sale a las 7:30 am de su casa, ubicada en las afueras de la ciudad. Para llegar a su trabajo, deberá recorrer aproximadamente 20 KM, trayecto que a esa hora, generalmente le toma entre 40 minutos a 1 hora. Esta mañana, como muchas otras, la fila de autos se hace interminable desde su casa hasta el entronque con la carretera, y luego de 20 minutos de estar prácticamente sin avance alguno, Juan se encuentra estresado y desesperado... qué hacer?
Pedro y su equipo de trabajo, han estado un tanto nerviosos en los últimos días, ya que en los alrededores de la oficina en múltiples ocasiones han asaltado a compañeros de la empresa o a visitantes, lo cual ha creado un ambiente de psicosis comprensible entre los colegas, y cada salida a la calle se convierte en una “aventura”, dejando a la suerte salir “invicto” del trayecto y la amenaza latente y cada vez más cercana de la delincuencia.
Verónica no se siente bien el día de hoy, amaneció un tanto agripada (o al menos a eso se asemejan los síntomas que presenta), y no considera prudente presentarse en la oficina para “propagar” el virus a sus compañeros y subalternos. Lo que le preocupa es la importante reunión en la cual uno de sus colegas presentará los resultados trimestrales al Gerente General de la empresa, debería asistir aún que fuera con una bufanda alrededor de la cara, para no contagiar a nadie?
Estas tres situaciones ejemplifican escenarios a los cuales diariamente nosotros, o nuestros colegas de trabajo se enfrentan. Qué hacer? Cómo resolvemos de la forma más efectiva estas situaciones? A continuación una versión de cómo estos colegas las resolvieron, haciendo uso de la tecnología. Por cierto, las situaciones y soluciones encontradas son casos reales, solamente modificamos los nombres, por asuntos de confidencialidad.
Luego de esos 20 minutos de espera, Juan decide que para evitar más insalubre estrés, dará la vuelta y arrancará con su labor diaria desde su casa, para intentar suerte un par de horas más tarde, e intentar llegar a la oficina nuevamente. Qué cómo es esto posible? Ajá, lo adivinó! Gracias a la tecnología! Resulta que hace alrededor de dos meses, la empresa en la que labora Juan ha implementado SharePoint Services 3.0, y mediante esta plataforma gratuita ha configurado un portal de colaboración, el cual funciona dentro de la LAN de la organización, a la cual Juan accesa mediante una conexión VPN. Aparte de la seguridad que de por sí brinda la VPN, Juan deberá accesar a la plataforma mediante un usuario y password únicos, los cuales le brindan acceso a ciertas partes, secciones y funciones del portal (de acuerdo a su rol en la empresa y su puesto). Este acceso, le permite utilizar los documentos que requiere para presentar la propuesta que el cliente que atendió durante la tarde de ayer le solicitó, por lo que podrá avanzar con esto en lo que espera a que el tráfico avance, sin necesidad de estar sentado frente a su computadora. Lo más interesante es que al momento en que Juan accesa a sus documentos e inicia su trabajo, su jefe se entera que ya está en actividad mediante una notificación a su correo electrónico.
Pedro y su equipo recibieron mensajes de extorsión en los últimos días, por lo que han tomado la decisión de no llegar a la oficina por unos días, en los cuales dedicarán tiempo para buscar un nuevo lugar donde establecer su operación. ¡Después de todo, lo más importante es la integridad física de todos los miembros del equipo! ¿Problemas para seguir con los negocios? No, para nada! Desde hace ya más de un año, esta empresa cuenta con un servicio hosteado en “la nube”, el cual le brinda acceso a una implementación de SharePoint Server 2007. Mediante esta implementación, Pedro y su equipo actualizan niveles de ventas mediante una base de datos de clientes, la cual está relacionada con el repositorio de documentos tipo propuesta de venta, y estas dos instancias de la plataforma se encuentran ligadas a un flujo de actualización de indicadores que reflejan el nivel de venta de cada colaborador versus las metas que se han planteado para el período. Por medio de esta misma plataforma, se publican las noticias y el calendario de actividades de toda la organización, se cuenta con varios repositorios de documentación para las diferentes áreas de la empresa, lo que hace sumamente sencillo colaborar en la actualización y elaboración de documentos de cualquier formato de Office en tiempo real, manteniendo versionamiento y evitando desaparición de información por teclazos erróneos involuntarios. Nada de esta información está en las máquinas o discos duros de la empresa, por lo que la información no corre peligro al momento de un robo nocturno o desastre similar.
Ante la importante reunión que tiene programada con su equipo, Verónica no se preocupa, ya que asistirá a ella vía remota. Luego de una llamada, coordina con uno de sus compañeros que saquen una llamada desde el teléfono ambiental de la sala de reuniones hacia su teléfono, para que pueda seguirla mientras se realiza. Estas reuniones se coordinan y se llevan a cabo apoyándose en una implementación personalizada de SharePoint Services 3.0, mediante la cual, se invitan a los asistentes, se construye una agenda para cada reunión, se publican a los participantes los archivos que se revisarán, se monitorea el avance de tareas asignadas en otras reuniones, se asignan tareas nuevas y se solicita apoyo a personas fuera de la reunión (entre otras funciones adicionales). Derivado de esto, Verónica no se preocupa. Podrá escuchar y participar en la reunión activamente, tendrá visibilidad sobre los acuerdos, documentos, tareas, noticias etc. que se generen en la reunión, y posteriormente, podrá actualizar las tareas que le sean asignadas por esta misma vía, sabiendo en tiempo real en qué momento cada uno de sus colegas y/o subalternos actualizan el avance de las tareas que les fueron asignadas oportunamente. Aparte de esto, el equipo está agradecido con Verónica por evitar de esta forma una pequeña “epidemia” de gripe en la oficina!
Le parece de “cuento de hadas”? No, esto es solamente una pequeñísima porción de lo que se puede lograr hacer con plataformas de este tipo… y no, no se necesitan millones de dólares en inversión. Cada solución está adecuada al presupuesto de cada una de estas empresas, ninguna de las cuales pasa de 30 personas en su nómina. Esta poderosa y noble plataforma brinda un mar de posibilidades de soluciones adaptables a las necesidades de cada empresa, prácticamente la imaginación es el límite! Y en cuanto a la delincuencia y el tráfico… si se puede contra ellos, solamente se requiere de trabajo en equipo, enfoque y creatividad! Que viva la tecnología!
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