Hace algunos días tuve la oportunidad de reunirme con un grupo de amigos / clientes a compartir un almuerzo bastante agradable. Durante la actividad salió a colación el tema de por qué en algunas empresas cuesta tanto ir “en contra” de la cultura e implementar un sistema o plataforma de colaboración tecnológica (como SharePoint Server 2010), por lo que, a ojos de varios de los participantes, la gestión de la organización es más lenta que otras, que cuentan con otro enfoque, y ya han implementado este tipo de herramientas exitosamente.
Luego de darle vueltas al tema por algunos minutos dentro del grupo, caímos en la conclusión de que la “Brecha Generacional” tiene mucho que ver en el tema. El otro tema que afecta bastante es la falta de información, de esto recibí información ese mismo día, pero en otro foro.
Sobre el primer punto que les comento en esta nota, la “Brecha Generacional”, se planteaba una idea en aquella amena mesa de almuerzo: Existe una gran diversidad de empresas en el medio, las cuales podríamos dividir en las empresas “20 añeras”, “30 añeras” y de “más de 40”. Antes de describir las características de los tres tipos de empresa, cabe mencionar que contábamos con dignos representantes de los tres grupos en aquella mesa.
Para arrancar con la elaboración de la idea, podemos mencionar que las empresas “20 añeras”, son aquellas empresas en las cuales el promedio de edad de los empleados va alrededor de los 26, 27 o 28 años. De estas hay muchas en nuestro medio, tengo el gusto de conocer al Gerente General de una empresa con presencia en Guatemala, con más de 3,000 empleados, que tiene 36 años (el Gerente) y el resto de colaboradores son un montón de “patojos chispudos”, en “buen chapín”. Estas empresas, cuentan con empleados que nacieron con la revolución tecnológica ya avanzada, por lo que están sumamente adecuados a la comunicación por medio de la tecnología. Interactuar con instancias de aplicaciones de redes sociales como Facebook, Twitter, My Space, etc. Si estos colegas necesitaban hacer una tarea para la Universidad, no había problema por la investigación… ahí está internet!… lo más “normal del mundo”! De esta cuenta, gestionarse profesionalmente por medio de soluciones como SharePoint Server 2010, que cuenta con una robusta batería de herramientas de colaboración social – profesional, les resulta de lo más natural. De hecho, al momento de buscar información referente a indicadores, propuestas de ventas, planes de mercadeo, políticas, etc, utilizar el poderoso Fast Search para SharePoint Server 2010, y navegar entre sus resultados priorizados por el tipo de actividad social – empresarial y especialidad profesional que tiene el interesado y sus allegados, es de lo más común… de hecho, la pregunta que se podrían estar haciendo es: ¿Acaso hay otra forma de conseguir la información que requiero?
Las empresas “30 añeras”, son empresas en las cuales el promedio de edad de sus colaboradores va entre los 30 y los 36 años aproximadamente. Estas empresas cuentan entre sus filas con personal que presenció en “primera fila” la revolución tecnológica, el aparecimiento de internet, fueron de los últimos en recibir clases de mecanografía en una máquina de escribir en el colegio… es decir, con papel y tinta… Pudieron sacar provecho de la investigación vía internet, aunque se lamentaron de que esta opción no estuviera disponible cuando tenían que hacer esas kilométricas investigaciones de horas y horas en las bibliotecas durante la secundaria. Ahora sus sobrinos o hijos se toman únicamente unos minutos para recabar el mismo o mayor volumen y calidad de información… pero bueno, ese es tema aparte. A estos colegas, el concepto de Twitter y su popularidad, no les hace mucho “Click”, a menos de que se desarrollen en el área de tecnología profesionalmente, eso de estar “posteando” en dónde está, qué escucha o lo que piensa en la red, en un espacio de 140 caracteres, aún no ha “aterrizado” del todo. A pesar de algunos paradigmas que tuvieron que romper para ingresar en el mundo tecnológicamente interconectado, la batalla no está perdida. Mucha de esta gente está aprovechando al máximo y de una forma bastante inteligente las opciones que las diferentes soluciones tecnológicas ofrecen. Temas como el manejo de versiones, documentación centralizada y elaborada en un ambiente colaborativo, reuniones remotas, monitoreo de indicadores en tiempo real, interacción con cubos dinámicos, entre otros (todos posibles de realizar / implementar por medio de SharePoint Server 2010… unos de forma nativa y otros mediante un poco de customización), son elementos que realmente agregan valor a sus vidas.
El tercer grupo, el de las empresas de “más de 40”, son empresas cuyo promedio de edad de sus colaboradores está por encima de los 38 años. Estas empresas cuentan en sus filas con personal que, de forma muy eficiente, han llevado a cabo sus labores durante algunos años de la “forma tradicional”, es decir, realizan sus notas durante las reuniones en papel (aunque tengan que volver a tomarlas al momento de salvarlas en un archivo de Word, por ejemplo), tienen una calculadora “a la mano” para facilitarles las cuentas, y para solicitar sus días de vacaciones, se deben dirigir al departamento de Recursos Humanos, solicitar el formulario, llenarlo, solicitar firma de su jefe, solicitar firma del Gerente de RH, y finalmente ponerlo a disposición de la asistente de RH para la emisión de la correspondiente autorización del período de tiempo solicitado para el merecido descanso. Estos colegas evidenciaron la revolución tecnológica desde una “segunda fila”, ya que por sus labores y el nivel de responsabilidad con el que contaban para esa época, el trabajo debía continuar, en algunas ocasiones, sin tiempo para implementar cambios en el sistema de gestión empresarial, o bien para explorar nuevas formas de hacer las cosas. Es muy importante mencionar, que no estamos diciendo que estas empresas no sean abiertas al cambio, o que sean detractores de la tecnología y de nuevas rutas sistémicas para conseguir resultados. El asunto es que mientras más tiempo permanecemos realizando alguna actividad de una forma “x”, más nos cuesta cambiar a realizar la misma actividad (o a buscar resultados) de una forma “y”. En sicología básica nos enseñan que el Ser Humano tiende por naturaleza a gestionarse dentro de lo que se conoce como “la zona de confort”, en la cual la gran mayoría de situaciones o variables que afectan la realidad del individuo están “controladas” y son “conocidas”, en esta línea de ideas, generalmente buscamos construir una rutina de actividades predictibles. El peligro está en que existe otro nivel o zona sicológica, denominada “la zona de pánico”, en la cual el individuo es expuesto a situaciones para las cuales no está preparado, no vio “venir en el horizonte”, nadie le avisó, en resumen… está a su suerte en cuanto al tipo de resultados que obtendrá al resolver dicha situación. La invitación a las personas que puedan identificar algún vestigio de actitud alineada con la “zona de confort”, es a buscar actividades / foros como organización y a nivel personal que permitan posicionarse en un nivel sicológico denominado “zona de aprendizaje”, en la cual por voluntad propia nos salimos de la zona de confort, y nos “arriesgamos” a realizar las cosas de forma diferente, a implementar sistemas distintos, a pedir referencias de formas diferentes de hacer las cosas en otras organizaciones o colegas, a implementar “proyectos piloto” y ver sus resultados… Muchas empresas lo están haciendo ya, pues la ventaja de mover un negocio a 1, 2 o 3 MBPS (Mega Bits Por Segundo), es bastante interesante en términos del ROI. Hay que recordar que la velocidad y los buenos resultados, son dos aspectos claves en el mundo de los negocios de hoy.
El otro tema que mencionaba al inicio de este artículo es “La falta de información”. El mismo día del almuerzo que les comento, recibí un artículo sumamente interesante, en el cual se menciona que más del 94% de empresas que instalan e implementan SharePoint en alguna de sus versiones, lo hacen con el objetivo de sustituir la intranet con la que cuentan actualmente, o buscar un repositorio centralizado de documentación, aprovechando el manejo de versiones de documentos y la estructura de niveles de acceso que de forma nativa ofrece SharePoint. Estas funciones / opciones son solamente un 5 a 10% de lo que SharePoint Server 2010 puede ofrecer. Sabía usted que con las mismas licencias de SharePoint Server 2010 que la empresa ya compró, se puede implementar:
• Un sitio de reuniones para su gestión y monitoreo de indicadores o niveles de cumplimiento de tareas asignadas a su equipo de colaboradores.
• Un portal de Recursos Humanos, con la gran mayoría, sino todas las acciones de personal automatizadas.
• Un portal de Business Intelligence, permitiendo que cada Gerente pueda revisar e incluso modificar las vistas de los indicadores claves de gestión (KPI´s) que por su rol, le interesan monitorear. (SharePoint 2010 cuenta ya con Performance Point Services, que facilita muchísimo esta parte).
• Un portal para E-Learning, en el cual cada colaborador pueda revisar los módulos de capacitación correspondientes a su nivel y rol, y llevar un control de calificaciones o resultados de avance para los capacitadores o Gerentes de RH / DO.
• Un portal para gestión del call center de la empresa.
• Un portal para la gestión del Help Desk del área de tecnología.
• Un portal para el monitoreo de rutas de transporte, integrado con su servicio de GPS.
• Brindar acceso hacia Project Server, e integrarlo con vistas de cubos dinámicos sobre información de proyectos.
• Implementar o actualizar secciones, funciones y webparts, que afecten solamente un sitio, mediante las “sand boxed sollutions”, lo cual redunde en que no afectamos el portal al momento de alguna falla en una nueva implementación o modificación.
• Establecer una solución mediante la cual el personal de la empresa actualice su especialización, niveles de certificación, historial de experiencia, etc, para encontrar a la persona más adecuada para colaborar con un proyecto o proceso en el menor tiempo posible.
• Generar instancias de colaboración entre miembros de equipo localizados a miles de kilómetros de distancia unos de otros.
• Chatear, realizar llamadas de voz, realizar llamadas de video, a cualquier compañero de la empresa que se encuentre conectado en ese momento, teniendo como enlace inicial un documento de office.
• Poder trabajar en la actualización de un documento 9 personas al mismo tiempo, en tiempo real, manteniendo todos los cambios registrados y una sola versión del mismo.
• “Bajar” a mi máquina documentos, archivos e información publicada en el portal corporativo, para trabajarlos durante un vuelo trasatlántico, sin conexión a internet, para que al momento en que me logre conectar, sincronice con el portal corporativo todos los cambios que he realizado, de forma automática. (SharePoint Work Space)
• Contar con un portal corporativo que pueda realizar todas las opciones anteriormente descritas y mucho más!!!
Como conclusión a las ideas descritas, podemos mencionar que no es necesario ser un” 20 añero” para aprovechar al máximo la tecnología, solamente es cuestión de actitud, de querer hacer más con menos, y más en menos. Así mismo, podríamos mencionar como segunda conclusión, que SharePoint Server 2010, es una excelente opción para empresas dinámicas, colaborativas, creativas y con ganas de generar resultados en tiempo record, reducir costos y promover la comunicación… va mucho más allá que un simple repositorio dinámico de documentos.
Como punto final, le invitamos a recordar lo que dijo Einstein: “Para resolver un problema, debemos estar en un nivel mental superior, es imposible resolverlo al mismo nivel mental en el que se generó”.
jueves, 13 de enero de 2011
UNA ALTERNATIVA EXCELENTE PARA HACERLE FRENTE A LA SITUACIÓN DE INSEGURIDAD Y DE TRÁFICO EN EL PAÍS.
UNA ALTERNATIVA EXCELENTE PARA HACERLE FRENTE A LA SITUACIÓN DE INSEGURIDAD Y DE TRÁFICO EN EL PAÍS.
Juan sale a las 7:30 am de su casa, ubicada en las afueras de la ciudad. Para llegar a su trabajo, deberá recorrer aproximadamente 20 KM, trayecto que a esa hora, generalmente le toma entre 40 minutos a 1 hora. Esta mañana, como muchas otras, la fila de autos se hace interminable desde su casa hasta el entronque con la carretera, y luego de 20 minutos de estar prácticamente sin avance alguno, Juan se encuentra estresado y desesperado... qué hacer?
Pedro y su equipo de trabajo, han estado un tanto nerviosos en los últimos días, ya que en los alrededores de la oficina en múltiples ocasiones han asaltado a compañeros de la empresa o a visitantes, lo cual ha creado un ambiente de psicosis comprensible entre los colegas, y cada salida a la calle se convierte en una “aventura”, dejando a la suerte salir “invicto” del trayecto y la amenaza latente y cada vez más cercana de la delincuencia.
Verónica no se siente bien el día de hoy, amaneció un tanto agripada (o al menos a eso se asemejan los síntomas que presenta), y no considera prudente presentarse en la oficina para “propagar” el virus a sus compañeros y subalternos. Lo que le preocupa es la importante reunión en la cual uno de sus colegas presentará los resultados trimestrales al Gerente General de la empresa, debería asistir aún que fuera con una bufanda alrededor de la cara, para no contagiar a nadie?
Estas tres situaciones ejemplifican escenarios a los cuales diariamente nosotros, o nuestros colegas de trabajo se enfrentan. Qué hacer? Cómo resolvemos de la forma más efectiva estas situaciones? A continuación una versión de cómo estos colegas las resolvieron, haciendo uso de la tecnología. Por cierto, las situaciones y soluciones encontradas son casos reales, solamente modificamos los nombres, por asuntos de confidencialidad.
Luego de esos 20 minutos de espera, Juan decide que para evitar más insalubre estrés, dará la vuelta y arrancará con su labor diaria desde su casa, para intentar suerte un par de horas más tarde, e intentar llegar a la oficina nuevamente. Qué cómo es esto posible? Ajá, lo adivinó! Gracias a la tecnología! Resulta que hace alrededor de dos meses, la empresa en la que labora Juan ha implementado SharePoint Services 3.0, y mediante esta plataforma gratuita ha configurado un portal de colaboración, el cual funciona dentro de la LAN de la organización, a la cual Juan accesa mediante una conexión VPN. Aparte de la seguridad que de por sí brinda la VPN, Juan deberá accesar a la plataforma mediante un usuario y password únicos, los cuales le brindan acceso a ciertas partes, secciones y funciones del portal (de acuerdo a su rol en la empresa y su puesto). Este acceso, le permite utilizar los documentos que requiere para presentar la propuesta que el cliente que atendió durante la tarde de ayer le solicitó, por lo que podrá avanzar con esto en lo que espera a que el tráfico avance, sin necesidad de estar sentado frente a su computadora. Lo más interesante es que al momento en que Juan accesa a sus documentos e inicia su trabajo, su jefe se entera que ya está en actividad mediante una notificación a su correo electrónico.
Pedro y su equipo recibieron mensajes de extorsión en los últimos días, por lo que han tomado la decisión de no llegar a la oficina por unos días, en los cuales dedicarán tiempo para buscar un nuevo lugar donde establecer su operación. ¡Después de todo, lo más importante es la integridad física de todos los miembros del equipo! ¿Problemas para seguir con los negocios? No, para nada! Desde hace ya más de un año, esta empresa cuenta con un servicio hosteado en “la nube”, el cual le brinda acceso a una implementación de SharePoint Server 2007. Mediante esta implementación, Pedro y su equipo actualizan niveles de ventas mediante una base de datos de clientes, la cual está relacionada con el repositorio de documentos tipo propuesta de venta, y estas dos instancias de la plataforma se encuentran ligadas a un flujo de actualización de indicadores que reflejan el nivel de venta de cada colaborador versus las metas que se han planteado para el período. Por medio de esta misma plataforma, se publican las noticias y el calendario de actividades de toda la organización, se cuenta con varios repositorios de documentación para las diferentes áreas de la empresa, lo que hace sumamente sencillo colaborar en la actualización y elaboración de documentos de cualquier formato de Office en tiempo real, manteniendo versionamiento y evitando desaparición de información por teclazos erróneos involuntarios. Nada de esta información está en las máquinas o discos duros de la empresa, por lo que la información no corre peligro al momento de un robo nocturno o desastre similar.
Ante la importante reunión que tiene programada con su equipo, Verónica no se preocupa, ya que asistirá a ella vía remota. Luego de una llamada, coordina con uno de sus compañeros que saquen una llamada desde el teléfono ambiental de la sala de reuniones hacia su teléfono, para que pueda seguirla mientras se realiza. Estas reuniones se coordinan y se llevan a cabo apoyándose en una implementación personalizada de SharePoint Services 3.0, mediante la cual, se invitan a los asistentes, se construye una agenda para cada reunión, se publican a los participantes los archivos que se revisarán, se monitorea el avance de tareas asignadas en otras reuniones, se asignan tareas nuevas y se solicita apoyo a personas fuera de la reunión (entre otras funciones adicionales). Derivado de esto, Verónica no se preocupa. Podrá escuchar y participar en la reunión activamente, tendrá visibilidad sobre los acuerdos, documentos, tareas, noticias etc. que se generen en la reunión, y posteriormente, podrá actualizar las tareas que le sean asignadas por esta misma vía, sabiendo en tiempo real en qué momento cada uno de sus colegas y/o subalternos actualizan el avance de las tareas que les fueron asignadas oportunamente. Aparte de esto, el equipo está agradecido con Verónica por evitar de esta forma una pequeña “epidemia” de gripe en la oficina!
Le parece de “cuento de hadas”? No, esto es solamente una pequeñísima porción de lo que se puede lograr hacer con plataformas de este tipo… y no, no se necesitan millones de dólares en inversión. Cada solución está adecuada al presupuesto de cada una de estas empresas, ninguna de las cuales pasa de 30 personas en su nómina. Esta poderosa y noble plataforma brinda un mar de posibilidades de soluciones adaptables a las necesidades de cada empresa, prácticamente la imaginación es el límite! Y en cuanto a la delincuencia y el tráfico… si se puede contra ellos, solamente se requiere de trabajo en equipo, enfoque y creatividad! Que viva la tecnología!
Juan sale a las 7:30 am de su casa, ubicada en las afueras de la ciudad. Para llegar a su trabajo, deberá recorrer aproximadamente 20 KM, trayecto que a esa hora, generalmente le toma entre 40 minutos a 1 hora. Esta mañana, como muchas otras, la fila de autos se hace interminable desde su casa hasta el entronque con la carretera, y luego de 20 minutos de estar prácticamente sin avance alguno, Juan se encuentra estresado y desesperado... qué hacer?
Pedro y su equipo de trabajo, han estado un tanto nerviosos en los últimos días, ya que en los alrededores de la oficina en múltiples ocasiones han asaltado a compañeros de la empresa o a visitantes, lo cual ha creado un ambiente de psicosis comprensible entre los colegas, y cada salida a la calle se convierte en una “aventura”, dejando a la suerte salir “invicto” del trayecto y la amenaza latente y cada vez más cercana de la delincuencia.
Verónica no se siente bien el día de hoy, amaneció un tanto agripada (o al menos a eso se asemejan los síntomas que presenta), y no considera prudente presentarse en la oficina para “propagar” el virus a sus compañeros y subalternos. Lo que le preocupa es la importante reunión en la cual uno de sus colegas presentará los resultados trimestrales al Gerente General de la empresa, debería asistir aún que fuera con una bufanda alrededor de la cara, para no contagiar a nadie?
Estas tres situaciones ejemplifican escenarios a los cuales diariamente nosotros, o nuestros colegas de trabajo se enfrentan. Qué hacer? Cómo resolvemos de la forma más efectiva estas situaciones? A continuación una versión de cómo estos colegas las resolvieron, haciendo uso de la tecnología. Por cierto, las situaciones y soluciones encontradas son casos reales, solamente modificamos los nombres, por asuntos de confidencialidad.
Luego de esos 20 minutos de espera, Juan decide que para evitar más insalubre estrés, dará la vuelta y arrancará con su labor diaria desde su casa, para intentar suerte un par de horas más tarde, e intentar llegar a la oficina nuevamente. Qué cómo es esto posible? Ajá, lo adivinó! Gracias a la tecnología! Resulta que hace alrededor de dos meses, la empresa en la que labora Juan ha implementado SharePoint Services 3.0, y mediante esta plataforma gratuita ha configurado un portal de colaboración, el cual funciona dentro de la LAN de la organización, a la cual Juan accesa mediante una conexión VPN. Aparte de la seguridad que de por sí brinda la VPN, Juan deberá accesar a la plataforma mediante un usuario y password únicos, los cuales le brindan acceso a ciertas partes, secciones y funciones del portal (de acuerdo a su rol en la empresa y su puesto). Este acceso, le permite utilizar los documentos que requiere para presentar la propuesta que el cliente que atendió durante la tarde de ayer le solicitó, por lo que podrá avanzar con esto en lo que espera a que el tráfico avance, sin necesidad de estar sentado frente a su computadora. Lo más interesante es que al momento en que Juan accesa a sus documentos e inicia su trabajo, su jefe se entera que ya está en actividad mediante una notificación a su correo electrónico.
Pedro y su equipo recibieron mensajes de extorsión en los últimos días, por lo que han tomado la decisión de no llegar a la oficina por unos días, en los cuales dedicarán tiempo para buscar un nuevo lugar donde establecer su operación. ¡Después de todo, lo más importante es la integridad física de todos los miembros del equipo! ¿Problemas para seguir con los negocios? No, para nada! Desde hace ya más de un año, esta empresa cuenta con un servicio hosteado en “la nube”, el cual le brinda acceso a una implementación de SharePoint Server 2007. Mediante esta implementación, Pedro y su equipo actualizan niveles de ventas mediante una base de datos de clientes, la cual está relacionada con el repositorio de documentos tipo propuesta de venta, y estas dos instancias de la plataforma se encuentran ligadas a un flujo de actualización de indicadores que reflejan el nivel de venta de cada colaborador versus las metas que se han planteado para el período. Por medio de esta misma plataforma, se publican las noticias y el calendario de actividades de toda la organización, se cuenta con varios repositorios de documentación para las diferentes áreas de la empresa, lo que hace sumamente sencillo colaborar en la actualización y elaboración de documentos de cualquier formato de Office en tiempo real, manteniendo versionamiento y evitando desaparición de información por teclazos erróneos involuntarios. Nada de esta información está en las máquinas o discos duros de la empresa, por lo que la información no corre peligro al momento de un robo nocturno o desastre similar.
Ante la importante reunión que tiene programada con su equipo, Verónica no se preocupa, ya que asistirá a ella vía remota. Luego de una llamada, coordina con uno de sus compañeros que saquen una llamada desde el teléfono ambiental de la sala de reuniones hacia su teléfono, para que pueda seguirla mientras se realiza. Estas reuniones se coordinan y se llevan a cabo apoyándose en una implementación personalizada de SharePoint Services 3.0, mediante la cual, se invitan a los asistentes, se construye una agenda para cada reunión, se publican a los participantes los archivos que se revisarán, se monitorea el avance de tareas asignadas en otras reuniones, se asignan tareas nuevas y se solicita apoyo a personas fuera de la reunión (entre otras funciones adicionales). Derivado de esto, Verónica no se preocupa. Podrá escuchar y participar en la reunión activamente, tendrá visibilidad sobre los acuerdos, documentos, tareas, noticias etc. que se generen en la reunión, y posteriormente, podrá actualizar las tareas que le sean asignadas por esta misma vía, sabiendo en tiempo real en qué momento cada uno de sus colegas y/o subalternos actualizan el avance de las tareas que les fueron asignadas oportunamente. Aparte de esto, el equipo está agradecido con Verónica por evitar de esta forma una pequeña “epidemia” de gripe en la oficina!
Le parece de “cuento de hadas”? No, esto es solamente una pequeñísima porción de lo que se puede lograr hacer con plataformas de este tipo… y no, no se necesitan millones de dólares en inversión. Cada solución está adecuada al presupuesto de cada una de estas empresas, ninguna de las cuales pasa de 30 personas en su nómina. Esta poderosa y noble plataforma brinda un mar de posibilidades de soluciones adaptables a las necesidades de cada empresa, prácticamente la imaginación es el límite! Y en cuanto a la delincuencia y el tráfico… si se puede contra ellos, solamente se requiere de trabajo en equipo, enfoque y creatividad! Que viva la tecnología!
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